Apostar por el proveedor de transporte adecuado
Acumule las probabilidades a su favor con estas seis mejores prácticas para seleccionar un socio de transporte ganador.
La importancia de una entrega rápida y precisa nunca ha sido mayor para los transportistas. Las marcas más exitosas de hoy enfatizan una experiencia de entrega perfecta para sus clientes y necesitan la solución adecuada. socios de transporte para que eso suceda.
«Las empresas son juzgadas con mucha dureza por la entrega», dice Kelly Martínez, presidenta y cofundadora de publicación electrónica globalun proveedor de soluciones de envío internacional de paquetes y correo. «Pueden tener el mejor producto del mundo, pero si no llega a manos de alguien en el momento adecuado, están en problemas».
La tecnología que proporciona datos de visibilidad y se integra perfectamente con las soluciones de transporte es ahora imprescindible a la hora de elegir un socio de transporte potencial. Las herramientas de optimización y planificación de rutas, como esta de Dispact Science, brindan seguimiento y alertas en tiempo real.
Los profesionales de la logística saben que para impulsar el crecimiento y hacer que los clientes regresen, toda la experiencia debe transcurrir sin problemas y cumplir con las expectativas en todo momento.
En ese contexto, el proceso de seleccionar proveedores de transporte adquiere peso adicional.
«Una mala selección de operadores o una mala gestión de los mismos pueden erosionar los márgenes, dañar la experiencia del cliente, reducir la flexibilidad y la escala, y limitar la capacidad de adaptarse en un mercado en rápida evolución», señala Arthur Axelrad, director ejecutivo y cofundador de Ciencia del despachouna plataforma de software de logística y entrega.
«En un mundo donde la velocidad, la visibilidad y las expectativas de los consumidores se están acelerando, la elección del socio de transporte se convierte en un diferenciador competitivo», afirma. «Un ecosistema de operadores sólido respaldado por tecnología moderna se convierte en un catalizador para el crecimiento, la mejora de los márgenes y la lealtad del cliente».
Con todo lo que está en juego en mente, aquí hay seis consideraciones clave al seleccionar un proveedor de transporte:
1. Sea flexible en un panorama cambiado
Uno de los cambios recientes más importantes en el proceso de selección de proveedores de transporte es Menos transportistas utilizan ofertas anuales. para seleccionar transportistas.
«El proceso se ha vuelto más fluido y flexible», dice Mike Hane, director de marketing de productos de TMS, para Descartesque proporciona una plataforma tecnológica logística. “Para los transportistas, eso hace que la selección de proveedores sea un proceso continuo marcado por una consideración constante de su cartera de transportistas y de lo que funciona o no.
«Muchas empresas más grandes todavía presentan ofertas anuales, pero es para sus carriles de alto volumen», dice Hane. «Hay menos de eso y más miniofertas cada pocos meses. Eso significa que los transportistas necesitan constantemente mirar a sus proveedores y a su red de transportistas, hablar con sus pares y preguntar: ‘¿A quién podría incorporar a mi red? ¿Qué partes de mi red no funcionan tan bien como antes?’
«Ahora los datos están más fácilmente disponibles que antes, y los transportistas deben estar ahí afuera evaluando constantemente su red», añade.
2. Conozca sus necesidades
La elección del socio adecuado comienza con una buena evaluación de su negocio. «No se puede seleccionar el socio adecuado hasta que sea honesto acerca de lo que valora su organización», dice Erin Mitchell, directora de operaciones de Logística YMX.
«Dedique tiempo a comprender sus patrones de volumen, requisitos de servicio, umbrales de flexibilidad, requisitos de tecnología y visibilidad, y el tipo de asociación que está buscando», aconseja. “Mapea tu red, incluidos los picos estacionales, la variabilidad de carriles y los tiempos de permanencia.
«Defina lo que significa ‘bueno’: porcentaje de puntualidad, cadencia de comunicación, historial de seguridad y métricas de sostenibilidad», añade Mitchell. «Luego decida cuáles de ellas no son negociables. Esa autoevaluación evita expectativas no coincidentes más adelante».
También es clave que los transportistas den un paso atrás y definan sus requisitos.
«Los transportistas a menudo se acercan a nosotros con una RFP que está por todos lados y no comunica claramente lo que buscan en un proveedor», dice Martínez.
En particular, señala que los transportistas a veces acuden al mercado pidiendo un precio y sin comprender todos los componentes que lo componen.
«Los transportistas deben comprender qué envían, desde dónde lo envían y todos los diferentes servicios que necesitan: ¿es almacenamiento y gestión de inventario, o es simplemente entrega de última milla?» Dice Martínez. «Necesitan saber cómo funcionan todos esos componentes en su conjunto y si los obtendrán por separado o juntos».
Es vital que los transportistas evalúen y transmitan claramente sus necesidades a los proveedores. «Los operadores necesitan comprender sus operaciones y su red, con sus defectos y todo, si quieren ser socios eficaces», añade Hane. Si los transportistas no son francos, la relación probablemente se deteriorará, el transportista podría comenzar a rechazar la oferta y habrá riesgo de falla en el servicio.
“Sea abierto con los proveedores potenciales en lugar de intentar engañarlos”, dice Hane. «Hay buenos y malos fletes, y cada empresa tendrá su propio tipo de fletes buenos y malos. Sea honesto al respecto».
3. Mire más allá del precio
Un socio de transporte ideal debe poseer una variedad de capacidades que incluyan ofertas de servicios integrales, transparencia y comunicación consistentes, la adaptación cultural adecuada, soluciones tecnológicas modernas, estructuras de costos flexibles y la capacidad de habilitar y adaptarse al crecimiento.
Los transportistas pueden obsesionarse con el precio, pero eso puede generar una serie de problemas. Si bien resulta tentador optimizar únicamente en función del costo, los costos ocultos de los operadores poco confiables a menudo superan los ahorros.
«El acto de equilibrio es fundamental: tratar el costo y la calidad del servicio como pilares duales y exigir a los operadores que presenten ambos», dice Axelrad. “Por ejemplo, un proveedor con un costo ligeramente mayor que le brinde visibilidad casi en tiempo real, menos excepciones y mayor flexibilidad bien puede ofrecer un mejor valor total. Un TMS moderno respalda esto brindándole los datos subyacentes para comparar no solo la ‘tasa’ sino también el costo total de descarga, incluidos el riesgo, las excepciones y la variabilidad».
Los transportistas deberían comenzar con la alineación en lugar del precio.
“Con demasiada frecuencia, la selección comienza con ofertas y no con valores”, afirma. «El socio adecuado debe compartir su punto de vista sobre seguridad, servicio y transparencia. Cuando evaluamos una asociación en YMS, primero buscamos el ajuste cultural: cómo el proveedor trata a su gente, cómo gestiona los programas de seguridad y cómo se comunica durante las interrupciones. Un proveedor que invierte en capacitación, tecnología y comunicación proactiva será mucho más confiable que uno que simplemente ofrece la tarifa más baja».
También es crucial comprender el impacto del costo total en las operaciones de la cadena de suministro.
“Un servicio poco confiable genera costos ocultos: citas perdidas, pérdida de productos, horas extras, multas a los clientes”, dice Mitchell. «El proveedor de servicios más rentable suele ser el que evita esos costos mediante la coherencia y la comunicación».
4. Haga preguntas estratégicas
Al seleccionar un proveedor de transporte, es importante que los transportistas comprendan completamente qué servicios necesitan; las entregas de última milla, por ejemplo, requieren capacidades y experiencia diferentes a las de la gestión de inventario o el transporte transfronterizo.
Como parte de considerar a los transportistas como socios estratégicos y no simplemente transaccionales, Hane recomienda que los transportistas evalúen a los proveedores de transporte con miras a cómo pueden ayudar a hacer crecer su negocio. El mejor proveedor permitirá a una empresa utilizar el transporte como diferenciación en el servicio al cliente o como arma competitiva.
“Los transportistas deberían preguntarse: ‘¿Hay algo que podamos hacer con nuestros proveedores para ayudar a hacer crecer nuestro negocio?’”, dice Hane.
Mitchell recomienda hacer preguntas más allá del paquete de propuesta, argumentando que las preguntas más reveladoras son las que revelan cómo piensa un operador.
«¿Cuál es el proceso del transportista cuando un conductor informa un problema de seguridad? ¿Cómo entrena al equipo después de un incidente evitable? ¿Qué tecnología utiliza para la visibilidad en tiempo real y la gestión de excepciones?» dice Mitchell. «Un buen proveedor debería agradecer esas conversaciones. Si parecen defensivas o vagas, es una señal de que su cultura interna puede no alinearse con la suya».
Es útil profundizar más allá de las respuestas simples.
«No se limite a preguntar si un proveedor puede satisfacer su volumen actual, pregúntele cómo ha ayudado a clientes similares a crecer sin interrumpir sus operaciones», sugiere Axelrad. “Solicite ejemplos concretos de cómo se han adaptado a desafíos inesperados, ya sean alteraciones climáticas, aumento de la demanda o cambios de último momento.
«En pocas palabras, los operadores que pueden articular sus procesos de resolución de problemas y sus ventajas tecnológicas son los que están preparados para convertirse en socios, no sólo en proveedores de servicios», añade.
De manera similar, los transportistas deben hacer preguntas a los proveedores que «prueben sus sistemas, la integración de datos y la resiliencia», dice Axelrad. Por ejemplo, ¿cuántas intervenciones manuales se requieren y cuántos procesos se automatizan? O, ¿qué KPI históricos ha alcanzado y cómo se les da seguimiento?
«Además, pregunte sobre su capacidad de integración: ¿con qué facilidad se conectarán a su propio TMS y ERP, y qué tan fluidas son la incorporación de operadores y los cambios de tarifas?» dice Axelrad. «Si el proveedor tiene dificultades para responder estas preguntas con claridad, es probable que más adelante se produzcan fricciones operativas».
5. Impulsar la tecnología y los datos al primer plano
La mejor práctica más importante para los transportistas es evaluar las capacidades tecnológicas de un transportista junto con su desempeño operativo.
“Las empresas deben evaluar si los proveedores potenciales pueden integrarse sin problemas con sus sistemas existentes a través de API, proporcionar visibilidad en tiempo real en los envíos y adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes», dice Axelrad. «Mire más allá de la capacidad y los precios para comprender cómo la tecnología de un transportista permite la transparencia, la responsabilidad y la agilidad.
«Solicite ver sus paneles, comprenda sus capacidades de intercambio de datos y evalúe si pueden proporcionar el tipo de información granular y en tiempo real que sus clientes esperan ahora», añade.
La preeminencia de los datos en la cadena de suministro actual impulsada por la IA significa que es fundamental que las empresas consideren qué datos puede proporcionar un operador y si son el tipo de datos que necesita su operación.
«Es otra parte de comprender lo que necesita y asegurarse de que el transportista comprenda lo que necesita», dice Hane.
El sector de la logística ha llegado a un punto de inflexión en el que las capacidades tecnológicas se han convertido en el principal diferenciador entre los transportistas, y los transportistas deben actuar en consecuencia.
«Para las empresas que evalúan operadores, la pregunta no es si la tecnología importa, sino si están equipados para evaluarla de manera efectiva», dice Axelrad. “Solicite demostraciones de sistemas, pruebe integraciones, revise paneles de análisis y hable con clientes actuales.
«Los operadores que invierten en tecnología moderna tienen una mejor ejecución y pueden ser socios confiables que ayudan a identificar oportunidades, resolver problemas de manera proactiva y escalar de manera eficiente», agrega. «De cara al futuro, la elección del proveedor de transporte es multifacética y ofrece la visibilidad, confiabilidad y agilidad que sus clientes exigen».
6. Incluya a las personas adecuadas en el proceso
Los transportistas pueden evitar muchos problemas con los transportistas si incluyen en t Procesa departamentos internos relevantes, como finanzas y servicio al cliente, que a veces pueden pasarse por alto.
«Es beneficioso para los ejecutivos de logística tener su opinión y aceptación en el proceso de selección», dice Martínez.
Axelrad está de acuerdo en que la selección de proveedores de transporte no debe depender únicamente de la logística o el abastecimiento. «Debería incluir operaciones de la cadena de suministro, TI, finanzas, servicio al cliente e incluso ventas y marketing», afirma. «Un equipo multifuncional garantiza que los operadores sean evaluados no solo en términos de costos, sino también de integración, riesgo e impacto de marca».
En particular, las partes interesadas en las operaciones son clave.
«Estas partes interesadas mantienen los presupuestos de almacén, las métricas de servicio a tiempo y, en el caso del soporte de fábrica, los resultados del tiempo de alineación», dice Mitchell. «Los proveedores de bajo costo tienen su lugar, pero cuando los resultados importan, los equipos de operaciones conocen el verdadero costo de tener un nivel de servicio de menor calidad en el patio o en su base de transportista: se traduce en multas, detenciones, horas extras y retraso en la efectividad del equipo».
Incluir una variedad de voces no solo ayuda a los transportistas a seleccionar el proveedor que mejor se adapta, sino que también ayuda con la transición a nuevos proveedores y reduce la resistencia al cambio.
«No querrás que la relación empiece con el pie izquierdo después de haber hecho todo el trabajo para realizar la transición a un nuevo proveedor», dice Martínez. «La transición se vuelve más difícil cuando no todos los socios intentan alcanzar el mismo objetivo. Si las personas tienen voz y están incluidas en el proceso, ayuda a que la transición sea más fluida».
Evite movimientos arriesgados
Señales de alerta a tener en cuenta al examinar a los transportistas.
Con fraude y robo de carga está en aumento—y la seguridad es una preocupación primordial como siempre—es importante al examinar a los transportistas validar sus identidades y asegurarse de que su documentación esté en orden y que “son quienes dicen ser”, señala Mike Hane de Descartes.
Los transportistas también deben investigar el historial de seguridad del transportista y las calificaciones de los conductores, incluida la forma en que se examinan y capacitan a los conductores.
La falta de transparencia de los datos es una de las principales señales de alerta. «Los proveedores deben centrarse no sólo en las métricas de cara al cliente, sino también en las métricas internas que pueden usarse para inspirar y motivar a los empleados», dice Erin Mitchell de YMX. «La alta rotación de conductores, la capacitación limitada o el equipo obsoleto son otras. Y tenga cuidado con las tarifas ‘demasiado buenas para ser verdad’; generalmente significan que se están tomando atajos en alguna parte».
El riesgo de fraude también suele estar relacionado con la falta de visibilidad y lagunas en los procesos manuales, añade Arthur Axelrad de Dispatch Science.
“Las técnicas clave de prevención requieren que los transportistas proporcionen comprobante de entrega en formato digital, garanticen la visibilidad de la ubicación/ETA en tiempo real para monitorear paradas adicionales y desvíos no autorizados, validen la facturación con datos de ruta y carga, y establezcan contratos/carriles de tarifas claramente por adelantado con registros de auditoría”, afirma. «Un TMS puede capturar cada toque, proporcionar datos con marca de tiempo, respaldar la liquidación electrónica y señalar inconsistencias».