Intercambio electrónico de datos: definición, proceso y beneficios
El uso de la tecnología está aumentando rápidamente en muchos sectores industriales en todo el mundo, incluida la logística. Tecnologías como la computación en la nube y los dispositivos IoT han permitido a las empresas de logística acceder a datos en tiempo real y mejorar la coordinación de sus operaciones.
Un área de mejora clave es cómo se utiliza el intercambio electrónico de datos (EDI) en las operaciones logísticas. Esta tecnología ha mejorado la eficiencia y la precisión dentro de la industria de la logística y ha aumentado la visibilidad y la trazabilidad de las mercancías en tránsito. Aquí hay una mirada en profundidad al intercambio electrónico de datos.
¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio electrónico de documentos comerciales entre socios comerciales. Automatiza el intercambio de documentos comerciales, como documentos de pago, aduanas e inventario, entre sistemas informáticos. No se requiere intervención humana.
El intercambio electrónico de datos utiliza un formato estándar para garantizar la coherencia y la comprensión de los datos intercambiados por ambas partes. Elimina la necesidad de la entrada manual de datos, reducción de errores y aumentando la eficiencia.
Cómo funciona EDI
Para que funcione el intercambio electrónico de datos, dos sistemas deben poder traducir sus formatos de datos internos al formato electrónico estándar y viceversa. Implica el uso de software EDI o un proveedor de servicios EDI que actúa como traductor entre los sistemas.
Una vez que los sistemas están configurados para intercambiar datos, pueden comunicarse directamente entre sí a través de una red segura. Los datos se pueden intercambiar en tiempo real o de forma programada, según las necesidades de la organización.
El proceso EDI
Este es el proceso de intercambio electrónico de datos.
Preparar los Documentos EDI
La preparación de los documentos EDI implica varias tareas diferentes. Un aspecto crítico de la preparación de documentos EDI es el mapeo de datos. Consiste en tomar los datos de la fuente y mapearlos en los campos apropiados dentro del documento electrónico.
La finalización del mapeo de datos conduce a la validación de datos. La validación implica comprobar si faltan datos o si son incorrectos y asegurarse de que los datos tengan el formato correcto. También garantiza que la transacción EDI cumpla con el instituto nacional estadounidense de estándares.
La prueba de intercambio electrónico de datos es el último paso en la preparación de documentos EDI. Las pruebas garantizan que la organización receptora integre con éxito sus sistemas internos para transmitir y procesar datos.
Traducir documentos a formato EDI
La traducción de documentos al formato EDI convierte los datos de los documentos de origen al formato y la estructura requeridos por el estándar EDI. Este paso es esencial porque garantiza que los datos estén estructurados y formateados para que la organización receptora los entienda y los procese fácilmente.
La traducción de datos utiliza un software de traducción de intercambio de datos electrónicos, que convierte automáticamente los datos al formato electrónico estándar. Este software también puede manejar la validación de datos, el cumplimiento y las pruebas de documentos EDI.
Transmisión de documentos a socios comerciales
El proceso de transmisión es esencial en el intercambio electrónico de datos. Garantiza que la información se entregue al destinatario previsto de manera rápida y precisa. El primer paso en esta posesión es establecer un método seguro y confiable de comunicación entre los socios comerciales.
Una vez que haya una conexión, puede realizar el intercambio EDI. Implica empaquetar los documentos en un formato específico, como un sobre EDI, y luego enviarlos a través de la red de comunicación. Después de la transmisión del documento EDI, la confirmación y el seguimiento de los documentos transmitidos es crucial.
Automatización
Automatización de los datos electrónicos. El proceso de intercambio implica el uso de herramientas tecnológicas y de software para agilizar y simplificar las diversas tareas involucradas en EDI. La automatización implica el uso de software y sistemas EDI especializados que manejan la traducción, el enrutamiento y la validación de mensajes EDI. Este software también integra datos EDI con otros sistemas comerciales.
El procesamiento automatizado ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia y precisión de sus operaciones EDI. La automatización también garantiza que cumplan con el protocolo de transferencia de archivos correspondiente. Reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar estas tareas manualmente.
EDI frente a procesos manuales
El intercambio electrónico de datos es un método de intercambio de documentos comerciales entre organizaciones en un formato electrónico estandarizado. La otra opción es un proceso manual que implica la entrada manual de datos en un sistema informático o el manejo manual de documentos en papel.
EDI puede proporcionar muchos beneficios en comparación con los métodos manuales. Sin embargo, implementar EDI puede requerir una inversión significativa en tecnología y capacitación y puede requerir cambios en los procesos comerciales existentes de una empresa. Además, es posible que EDI solo sea adecuado para algunas empresas o documentos.
Documentos EDI
Un documento de intercambio electrónico de datos es un formato estructurado para el intercambio electrónico de datos comerciales. Hay muchos documentos, uno de ellos es el elemento de datos. Es la unidad de datos más pequeña que tiene significado en el contexto del documento EDI.
Un segmento de datos es una agrupación lógica de elementos de datos que transmiten información específica sobre un aspecto particular del documento EDI. Por ejemplo, en los documentos de pago, un componente podría incluir los elementos de datos para el código del producto, la cantidad del producto y el precio.
Los sobres EDI son un conjunto de segmentos de datos. Contienen información sobre el remitente y el destinatario, el tipo de documento comercial y cualquier información de seguridad o enrutamiento. Los sobres EDI brindan estandarización, lo que permite el procesamiento automatizado y reduce la posibilidad de errores.
EDI Componentes
Aquí hay algunos componentes EDI.
Traductor
Un traductor EDI es un componente de software EDI que se utiliza para convertir documentos EDI a un formato estándar que el sistema del destinatario puede leer y comprender. El software de traducción permite una comunicación fluida entre organizaciones, independientemente de sus sistemas de software. También realizan verificaciones de validación para garantizar el cumplimiento de los estándares EDI relevantes y la precisión de los datos.
software de mapeo
El software de mapeo define la relación entre los elementos de datos en un documento EDI y los campos de datos en el sistema del destinatario. Asigna los elementos de datos a los campos correspondientes en el sistema del destinatario, lo que garantiza una transferencia de datos precisa y eficiente.
El software de mapeo también puede realizar comprobaciones de validación, como garantizar que los datos estén completos y en el formato correcto antes de que sean[procesadosporelsistemadeldestinatario[processedbytherecipient’ssystem
Red
Una red permite el intercambio de documentos EDI entre organizaciones. Actúa como intermediario entre los socios comerciales. Garantizan el intercambio seguro y confiable de computadora a computadora de documentos EDI. Las redes EDI también ofrecen traducción, mapeo y validación de documentos EDI, lo que simplifica el proceso de uso de EDI.
Beneficios EDI
Echemos un vistazo a las ventajas de EDI.
Reducir los costos operativos
EDI puede reducir significativamente los costos operativos para las empresas. A través de la automatización, se pueden eliminar los procesos manuales costosos y que requieren mucho tiempo. El procesamiento automatizado permite a las empresas administrar sus cadenas de suministro de manera más eficiente y reducir los costos asociados con la gestión del inventario.
Procesamiento más rápido
El procesamiento más rápido es una de las ventajas críticas del intercambio electrónico de datos generado por la automatización. La transmisión del intercambio electrónico de datos es casi instantánea, lo que permite a las empresas procesar y responder rápidamente a numerosas transacciones. La información también se comparte entre los socios a una velocidad que permite a las partes tomar medidas rápidas en respuesta a los cambios del mercado.
Eficiencia y productividad mejoradas
El intercambio electrónico de datos mejora la eficiencia y la calidad de los datos al reducir los errores de entrada manual de datos y los costos y recursos necesarios para la entrada manual de datos. Proporciona visibilidad en tiempo real de las transacciones y el inventario, lo que aumenta la precisión. EDI también admite una comunicación más rápida entre los socios logísticos, mejorando la colaboración y la coordinación entre los socios comerciales.
Reducción de errores de transferencia
La precisión de los datos mejora al eliminar la necesidad de la entrada manual de datos y las transacciones en papel, lo que reduce los errores de entrada manual de datos. El uso de formatos EDI estándar, el seguimiento y la supervisión en tiempo real de las transacciones comerciales permiten a las empresas detectar y corregir errores rápidamente.
Mejor experiencia del cliente
EDI mejora la precisión de los datos y proporciona visibilidad en tiempo real, lo que permite a las empresas responder rápidamente a las necesidades de los clientes. Debido a la comunicación más rápida y eficiente que hace posible EDI, también hay una mayor velocidad y eficiencia en el cumplimiento de pedidos. Las ventajas de utilizar EDI conducen en última instancia a mejor servicio al cliente y lealtad
Informes y seguridad mejorados
Electronic Data Interchange utiliza protocolos seguros como HTTPS y VPN para transferir datos. Estos protocolos de seguridad garantizan que los datos se transmitan y reciban a través de una conexión segura y cifrada. Ayudan a proteger los datos contra el acceso no autorizado y las filtraciones de datos.
Respetuoso del medio ambiente
Una empresa que utiliza el intercambio electrónico de datos puede ser ecológica al reducir la necesidad de transacciones en papel. El intercambio electrónico de datos también agiliza y automatiza las operaciones y los procesos, lo que puede ayudar a reducir el consumo de energía y las emisiones de la empresa.
Riesgos asociados con el uso de EDI
A pesar de los muchos beneficios del intercambio electrónico de datos, existen algunos riesgos. Un riesgo es la seguridad. Dado que las transacciones EDI implican el intercambio de información confidencial, las incertidumbres de seguridad podrían provocar filtraciones de datos y pérdidas financieras.
Otro riesgo es la posibilidad de errores durante el intercambio de datos. El intercambio electrónico de datos se basa en formatos estandarizados, pero pueden ocurrir errores en los datos si los formatos apropiados no se usan correctamente. Los sistemas EDI también dependen de la disponibilidad de los sistemas de las organizaciones, que también pueden tener tiempos de inactividad, planificados o inesperados.
¿Quién necesita EDI?
Las empresas que planean automatizar sus operaciones y procesos comerciales tienen más probabilidades de beneficiarse de EDI. Esta tecnología también beneficia a las organizaciones que realizan numerosas transacciones, como fabricantes y distribuidores. Reducirá significativamente el tiempo y el costo de la entrada manual de datos y las transacciones para estas empresas.
