10 consejos: elegir un proveedor de pago y auditoría de facturas de flete
Cuando sea el momento de seleccionar un proveedor de pago y auditoría de fletes, evalúe los servicios y las soluciones que ofrece cada posible empresa frente a lo que su empresa necesita. Aquí hay 10 capacidades a considerar.
1. Considere si el proveedor tiene empleados de tiempo completo fuera de América del Norte. Si hace negocios a nivel mundial, elegir un proveedor de pago y auditoría de fletes con empleados globales puede ayudar a agilizar las transacciones. Los proveedores con personal de tiempo completo en todo el mundo pueden ofrecer soporte multilingüe. Una presencia mundial también demuestra que los negocios internacionales son una parte importante de sus operaciones.
2. Obtenga transparencia con imágenes digitales de transacciones EDI. Las capacidades de imágenes de transacciones EDI documentan de forma segura los gastos de flete y garantizan que los datos se almacenen de forma segura y sean fácilmente accesibles. Las imágenes virtuales también brindan transparencia durante todo el proceso de transacción.
3. Satisfacer las necesidades de cumplimiento específicas del país. Los pagos internacionales pueden implicar navegar por diferentes requisitos de cumplimiento regionales. El comercio global exige que ciertas transacciones financieras se realicen a través de cuentas bancarias locales y en monedas específicas. Cumplir con los requisitos de cada región es esencial para completar los pagos.
4. Explore la gestión de excepciones en línea. Las soluciones de gestión de excepciones en línea permiten a los remitentes y proveedores de transporte colaborar en las facturas que requieren información adicional o aprobación para el pago, asegurándose de que los pagos se entreguen rápidamente y garantizando la transparencia para todas las partes involucradas.
5. Aumente la precisión con la normalización y limpieza de datos. La normalización de datos requiere que todas las facturas de flete se proporcionen en formato electrónico, por lo que no se necesita una entrada manual y los datos se pueden estandarizar para mayor precisión. La limpieza de datos garantiza que toda la información de la factura sea precisa y esté actualizada antes de ingresar al ciclo de procesamiento de pagos.
6. Aproveche una solución de informes y análisis. Elija un proveedor de pago y auditoría de fletes que pueda identificar de manera precisa y eficiente las discrepancias en la facturación de fletes, así como monitorear los indicadores clave de rendimiento del servicio de su socio transportista. Tener acceso a análisis detallados permite la transparencia al evaluar los costos asociados con la factura de un transportista y medir la efectividad de los acuerdos de nivel de servicio de transporte. Una función completa de informes brinda oportunidades para obtener información sobre las tendencias de envío y ajustar las operaciones.
7. Priorizar y evaluar la experiencia. Con la diversa gama de proveedores de pago y auditoría de fletes disponibles, es importante elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su negocio. Al evaluar su nivel de experiencia, busque estudios de casos, premios y reseñas de clientes anteriores y actuales.
8. Determine si el proveedor puede autoevaluar todos los modos de transporte. La calificación automática en todos los modos de transporte ayuda a agilizar los procesos de facturación y garantiza precios de envío precisos. Esta funcionalidad es especialmente útil para los remitentes que utilizan múltiples proveedores de transporte o gestionan envíos de muchos tamaños.
9. Automatice sus reglas comerciales de procesamiento de facturas. Determine si su posible proveedor de pago y auditoría de facturas de flete tiene un sistema automatizado que reconoce sus reglas comerciales internas únicas de procesamiento de facturas. Ser capaz de automatizar estas reglas garantiza que siempre se activen y libera su tiempo para manejar otras tareas. Esta característica puede ayudar a garantizar la precisión y confiabilidad de los datos.
10. Mire más allá de los costos. Cuidado con el proveedor económico. Considere todas las opciones disponibles para usted antes de decidirse por un proveedor de pago y auditoría de facturas de flete. Puede ser tentador elegir la opción menos costosa, pero tenga cuidado. Todos los proveedores son diferentes, así que investigue su reputación y comprenda exactamente qué servicios ofrecen al tomar su decisión.
