¿Qué es la subcontratación? Definición, ventajas y ejemplos
Muchas empresas han adoptado con éxito procesos de subcontratación en varios aspectos de sus operaciones de logística y cadena de suministro. La subcontratación de todas o parte de estas funciones puede mejorar la eficiencia y, en algunos casos, reducir los costos.
Este artículo describe el concepto de subcontratación, así como los pros, los contras y ejemplos de funciones subcontratadas. Esta información está destinada a preparar a los gerentes de logística comercial para que tomen una decisión informada con respecto a los beneficios potenciales de la subcontratación.
Definición de subcontratación
La subcontratación se refiere a la práctica de una empresa que contrata a un proveedor externo para proporcionar productos o servicios que actualmente son manejados internamente por el personal.
Gracias a la subcontratación, muchas empresas han podido reducir gastos, obtener acceso a conocimientos especializados y mejorar el rendimiento general.
Cómo funciona la subcontratación
La subcontratación implica la transferencia de tareas o funciones específicas desde dentro de una organización a un contratista externo o proveedor de logística de terceros.
Cuando las empresas subcontratan la logística, sus empleados pueden concentrarse en sus fortalezas y los objetivos del negocio mientras dependen de proveedores externos para obtener asistencia especializada en áreas que incluyen TI, servicio al cliente, gestión laboral, finanzas, almacenamiento y cumplimiento, y más.
Las actividades subcontratadas pueden variar desde tareas administrativas simples como la entrada de datos hasta proyectos complejos como el diseño de redes y el cumplimiento de pedidos.
Tipos de subcontratación
Hay varios tipos de externalización.
Debido a que cada empresa tiene sus propios requisitos, gastos y sistemas establecidos, la empresa debe evaluar cuidadosamente los beneficios de la subcontratación y el tipo de subcontratación más aplicable a las necesidades de la empresa.
Estos son los tipos de subcontratación más comunes y una breve explicación de cada uno:
BPO (Subcontratación de Procesos de Negocio)
Cuando la gente habla de externalización, BPO es el concepto que suelen describir.
En pocas palabras, la subcontratación de procesos comerciales implica la subcontratación de un proceso comercial particular, como recursos humanos, TI, contabilidad/nómina, servicio al cliente y otras tareas, a un proveedor externo.
Si una empresa es pequeña, pero planea lanzar un nuevo producto y espera muchas consultas, la empresa puede considerar subcontratar el chat o las llamadas de voz a un representante de servicio al cliente externo. Este representante puede ser un profesional independiente o un empleado de un centro de llamadas de BPO.
LPO (Tercerización de Procesos Legales)
LPO es similar a BPO, excepto que los procesos involucrados en la subcontratación de procesos legales son exclusivos de los servicios legales.
Por ejemplo, una empresa nueva sin un abogado interno podría subcontratar la investigación legal, la gestión de contratos, la revisión de documentos y otras tareas relacionadas con la ley a un bufete o abogado externo.
KPO (Tercerización de Procesos de Conocimiento)
KPO aborda los procesos basados en el conocimiento, como el análisis de datos, la I+D o la investigación de mercado.
Las empresas más grandes suelen tener sus propios equipos de investigación y desarrollo, pero es posible que las empresas más pequeñas no. La subcontratación a empresas de I+D no solo garantiza que el proceso sea realizado correctamente por expertos, sino que también ahorra dinero a la empresa porque puede seleccionar el nivel de asistencia que necesita y comprar servicios subcontratados en función de sus necesidades.
ITO (Tercerización de Tecnologías de la Información)
Este tipo de subcontratación involucra servicios de TI, como desarrollo web, administración de aplicaciones, desarrollo de software o juegos, mantenimiento de redes y más.
Las empresas tradicionales pueden tener dificultades para mantenerse al día con el mundo de la tecnología en constante evolución. Si una empresa de widgets quiere crear un sitio web, tendría sentido subcontratar el trabajo a alguien (o una empresa de desarrollo web) que pueda crear un sitio web de forma rápida y adecuada.
Subcontratación de la gestión de instalaciones
Las empresas a menudo contratan agencias o empresas de terceros para que se encarguen de los servicios de seguridad, limpieza o limpieza, mantenimiento, paisajismo, trabajos eléctricos y otras tareas similares. Cuando hacen esto, subcontratan la gestión de las instalaciones a otra empresa.
Subcontratación de procesos creativos
Cuando una empresa contrata a un fotógrafo para que tome imágenes profesionales de sus productos para que aparezcan en un sitio web, la empresa está subcontratando el proceso creativo a ese fotógrafo.
Otros tipos de subcontratación de procesos creativos involucran la creación de contenido, diseño gráfico, producción de video y grabación de voz.
Subcontratación de fabricación
Si conoce el envío directo, el concepto de subcontratación de fabricación será más fácil de entender.
En este tipo de subcontratación, las empresas contratan a otras empresas para construir partes o todo el producto o proyecto.
Digamos que alguien es un cosplayer que tiene programado asistir a un evento el próximo fin de semana. Contratan a otro cosplayer para que les ayude con la espada de juego oa otro artista para coser la capa. Este proceso es un ejemplo más simple de subcontratación de fabricación.
Algunas empresas de tecnología contratan a otras empresas con sede en Asia para construir partes de sus teléfonos inteligentes; este es un ejemplo de subcontratación de la fabricación.
Los diferentes tipos de proveedores de subcontratación pueden beneficiar a las empresas de maneras específicas, desde la simple entrada de datos hasta proyectos complejos como la fabricación de productos. Sin embargo, es importante evaluar cuidadosamente los riesgos y beneficios de la subcontratación antes de tomar la decisión de subcontratar.
Ventajas de la subcontratación
Estos ejemplos ilustran las posibles ventajas de la subcontratación:
Ahorro de costes
Si se debe realizar una tarea en particular, pero la empresa necesitaría contratar y capacitar a alguien para que haga el trabajo, la empresa está pagando por el trabajo que no se está haciendo mientras contrata a un empleado.
Sin embargo, al subcontratar esta tarea a un experto, el trabajo se realizará de manera rápida y adecuada. Después de todo, son expertos en ese campo en particular.
La industria de BPO es un ejemplo perfecto de cómo se pueden lograr ahorros de costos al invertir en la subcontratación en el extranjero. Las empresas en países del tercer mundo pueden ofrecer tarifas competitivas para servicios BPO o servicios de fabricación porque el costo del negocio en su parte del mundo suele ser más bajo.
Esta es la razón por la que muchas empresas de los Estados Unidos, Canadá, Australia, Europa y otros países prefieren la subcontratación en alta mar para una variedad de industrias, no solo para las empresas de BPO. Los ahorros de costos pueden ser significativos.
Mayor eficiencia y productividad
¿Por qué dedicar tiempo a capacitar a las personas sobre cómo procesar la nómina si una firma de contabilidad externa o un contador pueden hacerlo por su empresa en menos tiempo?
Cuando las empresas agilizan las tareas y externalizan las actividades no esenciales, pueden centrarse en las competencias básicas y el trabajo de valor añadido. Si la empresa es una empresa de desarrollo de juegos, la empresa puede dedicar más tiempo a invertir en sus diseñadores de juegos en lugar de capacitar al personal de recursos humanos sobre cómo ubicar y retener a los diseñadores.
Si la empresa es una panadería pequeña que quiere diversificarse, ahora puede crear programas de franquicias o desarrollar nuevas recetas en lugar de ordenar a los conserjes que limpien los escaparates.
Punto clave: El objetivo de la subcontratación de servicios es reducir los gastos y optimizar el rendimiento sin dejar de mantener los requisitos de calidad. La subcontratación brinda a las empresas más pequeñas una forma de competir con empresas más grandes que ya han establecido sus procesos y pueden tener más recursos. En resumen, la subcontratación es una estrategia ideal para mantenerse por delante de la competencia en el mercado actual en evolución.
Inconvenientes de la subcontratación
Los servicios de subcontratación también conllevan algunos riesgos. Los tres principales son:
Pérdida de control
Una de las principales desventajas de la subcontratación es la posibilidad de pérdida de control sobre la calidad y los procesos.
Cuando una empresa delega sus operaciones, proporciona control y autoridad sobre cómo se llevan a cabo las tareas a un proveedor externo.
La posibilidad de que se proporcionen bienes o servicios de calidad inferior puede ser el resultado de una falta de supervisión, lo que podría provocar la insatisfacción del cliente y dañar la reputación de la empresa.
Falta de seguridad de datos
La seguridad de los datos es otra preocupación importante cuando se trata de la subcontratación.
Es posible que las empresas no se sientan completamente seguras de que sus socios de subcontratación puedan proteger adecuadamente los datos confidenciales contra cualquier uso o acceso no autorizado.
Los sistemas mal protegidos podrían dar lugar a filtraciones de datos, lo que provocaría pérdidas financieras y daños a la reputación de la empresa involucrada en el acuerdo.
Problemas de comunicación
La mala comunicación entre las partes involucradas en un acuerdo de subcontratación puede crear problemas si las expectativas no se comunican correctamente o no son entendidas por todas las partes al comienzo de un proyecto o período de contrato.
Sin los canales de comunicación adecuados establecidos de antemano, pueden surgir malentendidos, lo que podría afectar los tiempos de entrega e incluso afectar los estándares de calidad acordados antes de que comience el trabajo subcontratado.
Las decisiones sobre la subcontratación deben considerarse cuidadosamente. Elegir al socio equivocado o no establecer objetivos claros puede tener un efecto perjudicial en la calidad y la reputación.
Consejos para una subcontratación exitosa
Hay algunas mejores prácticas generales a seguir para una subcontratación exitosa.
- Trabaja con buena reputación empresas de logística de terceros. Realice una investigación exhaustiva antes de firmar cualquier contrato y asegúrese de que la empresa elegida tenga muchas reseñas y experiencia. La confianza es fundamental. Analice las competencias básicas con la empresa que se está considerando subcontratar para garantizar la alineación.
- Establecer un enlace de subcontratación. La persona en este puesto estará a cargo de la comunicación y el seguimiento de la empresa que elijas como socio de outsourcing. Tener a alguien específicamente asignado a esta tarea limitará los problemas y preocupaciones de comunicación.
- Acepta las diferencias culturales. Al trabajar con una empresa internacional o en el extranjero, puede haber condiciones inesperadas. Esto puede incluir expectativas de pago, ética de trabajo, beneficios para empleados y horas de trabajo. Acepte estas diferencias y no tenga miedo de hacer preguntas respetuosas según sea necesario mientras se adapta a las nuevas operaciones comerciales.
- Cifre sus datos. Cifrar la información que envía de un lado a otro con su empresa de subcontratación garantizará que toda la información personal y la propiedad intelectual permanezcan entre usted y su proveedor de servicios.
preguntas frecuentes
A continuación se presentan algunas de las preguntas más frecuentes sobre la subcontratación.
¿Cuál es un ejemplo de subcontratación?
La gestión de TI es uno de los muchos ejemplos de proveedores de outsourcing. Las empresas pueden subcontratar sus necesidades de TI a un proveedor externo, como un consultor de TI o un proveedor de servicios administrados (MSP) que pueden no tener internamente.
Al subcontratar, las empresas pueden ahorrar no solo en la contratación de equipos de TI, sino también al no comprar hardware y software costosos.
Los ejemplos de servicios de TI que se pueden subcontratar incluyen computación en la nube, almacenamiento de datos, mantenimiento y respaldo de sistemas, desarrollo de software, administración de seguridad de redes, formación web, configuración web, producción de aplicaciones e instalaciones de fusión. Al depender de la subcontratación, los procesos comerciales pueden simplificarse y organizarse más.
¿Cuál es el objetivo principal de la subcontratación?
Al transferir tareas que de otro modo requerirían personal o equipos adicionales, la subcontratación puede ayudar a las empresas a reducir significativamente los costos y minimizar los procesos y costos comerciales internos.
Pensamientos finales
Ahora que conoce los pros y los contras de la subcontratación, algunos ejemplos reales de subcontratación y las posibilidades que la subcontratación puede ofrecer a sus funciones comerciales, puede determinar si la subcontratación es una buena opción para la empresa.
Para la mayoría de las empresas, tener la capacidad de cambiar rápidamente para satisfacer las necesidades de los clientes y los patrones del mercado y la capacidad de ampliar y reducir los servicios en función de las demandas comerciales son razones válidas. para encontrar un proveedor de servicios externo. La subcontratación de procesos comerciales es una excelente manera de optimizar las prácticas comerciales, reducir los costos laborales y desarrollar una estrategia comercial competitiva.
