La guía definitiva para los sistemas de inventario perpetuo: beneficios, implementación y mejores prácticas

En esta guía, exploraremos cómo un sistema de inventario perpetuo puede revolucionar el proceso de administración de inventario de su empresa y lo compararemos con los sistemas de conteo de inventario periódico.

A lo largo de esta guía, aprenderá sobre las diferencias clave entre un sistema perpetuo y un sistema de inventario periódico. También discutiremos los pros y los contras de usar un sistema de inventario perpetuo en varios escenarios. Estos datos serán útiles cuando instale un sistema de este tipo dentro de su negocio. Siga leyendo para obtener más información sobre los sistemas de inventario perpetuo y cómo pueden ayudarlo a administrar mejor su negocio.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es un método avanzado de seguimiento y gestión de los niveles de existencias de mercancías en tiempo real. Este sistema actualiza continuamente los registros de inventario a medida que ocurren las transacciones, brindando a las empresas información precisa sobre sus existencias disponibles en un momento dado.

Al aprovechar la tecnología moderna, como los lectores de códigos de barras y el software de gestión de inventario, las empresas pueden monitorear de manera eficiente el movimiento del producto a lo largo de la cadena de suministro, desde la adquisición hasta las ventas.

El objetivo principal de implementar un sistema de inventario perpetuo es mantener niveles óptimos de inventario y minimizar los costos asociados con el exceso o la insuficiencia de inventario. Este enfoque permite a las empresas tomar decisiones informadas con respecto a la compra, la planificación de la producción y el cumplimiento de pedidos mediante el acceso a datos en tiempo real sobre los niveles de inventario de mercancías.

Componentes clave de un sistema de inventario perpetuo:

• Actualizaciones en tiempo real: A medida que los productos se compran, venden o mueven dentro del almacén, el sistema actualiza automáticamente sus registros en consecuencia.
• Precisión de los datos: El monitoreo continuo asegura que se minimicen las discrepancias entre los inventarios físicos y registrados.
• Informes detallados: Los informes completos brindan información sobre las tendencias relacionadas con el rendimiento de las ventas, los patrones de demanda de los clientes y los posibles problemas dentro del proceso de la cadena de suministro.
• Facilidad de integración: Los sistemas de inventario perpetuo modernos pueden integrarse con otras herramientas comerciales como software de contabilidad o soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) para compartir datos sin problemas entre departamentos.

En este panorama empresarial en rápida evolución, donde los requisitos de los clientes cambian constantemente y la competencia se intensifica, un sistema de inventario perpetuo puede ser el arma secreta para las empresas que buscan optimizar las operaciones de su cadena de suministro y seguir siendo competitivas.

¿Cuál es la diferencia entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico?

La comparación de los dos sistemas, un sistema de inventario perpetuo y su contraparte, un sistema de inventario periódico, es esencial para comprender sus respectivos beneficios. Ambos sistemas son métodos para rastrear y administrar los niveles de existencias en las empresas; sin embargo, difieren significativamente en su enfoque.

Actualizaciones de cuenta

Un sistema de inventario perpetuo actualiza continuamente los niveles de existencias a medida que ocurren las transacciones. Este seguimiento en tiempo real proporciona información precisa sobre los niveles y cantidades de inventario actuales en un momento dado. Por otro lado, un sistema de inventario periódico solo actualiza los niveles de existencias a intervalos programados, generalmente al final del mes o al final del año cuando se realizan los recuentos físicos. Esto puede dar lugar a discrepancias entre los inventarios reales y registrados debido a robos, daños o errores.

Cálculo del costo de los bienes vendidos

Los dos sistemas también difieren en la forma en que calculan el costo de los bienes vendidos (COGS). En un sistema de inventario perpetuo, el COGS se calcula automáticamente después de cada venta al multiplicar la cantidad de unidades vendidas por sus respectivos costos por unidad (fuente). Por el contrario, en un sistema de inventario periódico, el COGS se determina manualmente a intervalos específicos utilizando los inventarios iniciales y finales junto con las compras realizadas durante ese período.

Documentación de transacciones y compras

• En un sistema de inventario perpetuo: cada transacción que afecta la cantidad o el costo de un artículo se registra inmediatamente en los registros contables, como las cuentas del libro mayor como «Inventario» y «COGS». Estas entradas en tiempo real garantizan la precisión y minimizan la intervención manual necesaria para las conciliaciones.
• En un Sistema de Inventario Periódico: Las transacciones se registran en cuentas temporales como “Compras” y “Ventas”. Al final de cada período contable, estas transacciones se transfieren a cuentas de inventario permanente a través de asientos de ajuste.

Investigación de problemas

Un sistema de inventario perpetuo permite una rápida identificación y resolución de problemas tales como discrepancias de existencias o errores de entrada de datos. Dado que las actualizaciones se producen en tiempo real, las empresas pueden abordar rápidamente cualquier incoherencia que pueda surgir. Por el contrario, un sistema de inventario periódico solo identifica problemas durante los recuentos de inventario físico en intervalos específicos, lo que dificulta determinar cuándo ocurrió un problema y retrasa su resolución.

Pros y contras de usar un sistema de inventario perpetuo

Un sistema de inventario perpetuo ofrece varias ventajas para las empresas, pero también presenta algunos inconvenientes. Esta sección explorará las ventajas y desventajas de emplear un sistema de inventario perpetuo para su negocio. Siga leyendo para conocer los pros y los contras de este sistema.

Ventajas:

• Datos en tiempo real: Una ventaja significativa de usar un sistema de inventario perpetuo es que proporciona información en tiempo real sobre los niveles de existencias. Esto permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre estrategias de compra, producción y ventas basadas en datos precisos.
• Mejor control sobre el stock: Con actualizaciones continuas de los registros de inventario, las empresas pueden identificar rápidamente artículos de movimiento lento o posibles desabastecimientos y tomar las medidas adecuadas para abordar estos problemas.
• Detección más rápida de discrepancias: Dado que las transacciones se registran inmediatamente en el sistema, cualquier error o discrepancia se puede identificar y resolver rápidamente.
• Pronóstico más fácil: Los registros de inventario precisos permiten una mejor previsión de la demanda y planificación para necesidades futuras.
• Ahorra tiempo y recursos: Al automatizar gran parte del proceso de mantenimiento de registros a través del escaneo de códigos de barras o la tecnología RFID, las empresas ahorran el tiempo que dedican a actualizar manualmente sus libros. Además, la automatización reduce el error humano asociado con los métodos de entrada manual.

Contras:

• Fuerte dependencia de la tecnología: Un sistema de inventario perpetuo depende en gran medida de la tecnología, como los lectores de códigos de barras o las etiquetas RFID. Esto significa que cualquier problema técnico podría interrumpir potencialmente todo el proceso y causar imprecisiones en los registros de inventario.
• Altos costos iniciales: La implementación de un sistema de inventario perpetuo puede resultar costosa, especialmente para las pequeñas empresas. El costo del software, el hardware y la capacitación de los empleados puede plantear desafíos para las empresas con presupuestos limitados.
• Requiere monitoreo continuo: Aunque un sistema de inventario perpetuo automatiza gran parte del proceso de mantenimiento de registros, aún requiere una supervisión regular para garantizar la precisión y resolver las discrepancias. Este mantenimiento continuo puede consumir mucho tiempo para los miembros del personal.

Tener en cuenta estos pros y contras lo ayudará a determinar si implementar un sistema de inventario perpetuo es adecuado para sus operaciones comerciales.

Cuándo usar un sistema de inventario perpetuo

Esta sección discutirá algunas de las situaciones más comunes donde implementar un sistema de inventario perpetuo puede ser muy beneficioso.

Artículos de alto valor o de rápido movimiento

Si su negocio maneja artículos de alto valor o productos que se venden rápidamente, usar un sistema de inventario perpetuo le permite mantener niveles de existencias precisos y en tiempo real. Esto ayuda a prevenir desabastecimientos y garantiza una satisfacción óptima del cliente.

Negocios de comercio electrónico

Las empresas de comercio electrónico a menudo tienen múltiples canales de venta, como mercados en línea y tiendas físicas. Un sistema de inventario perpetuo permite a estas empresas sincronizar el inventario en todas las plataformas, lo que garantiza una disponibilidad constante del producto y evita la sobreventa.

Empresas en crecimiento con cadenas de suministro complejas

Una empresa en crecimiento con una cadena de suministro cada vez más compleja puede beneficiarse de la adopción de un sistema de inventario perpetuo. Los datos de inventario en tiempo real proporcionados por este método facilitan una mejor toma de decisiones cuando se trata de compras, planificación de la producción y gestión general de la cadena de suministro.

A continuación se enumeran escenarios adicionales en los que utilizar un sistema de inventario perpetuo puede resultar ventajoso:

• Las actividades promocionales o las fluctuaciones estacionales de la demanda requieren un seguimiento constante de los niveles de existencias;
• Seguimiento preciso de productos perecederos;
• Mejor control sobre las mermas debidas a robos o daños;
• Industrias sujetas a estrictos requisitos normativos relacionados con la trazabilidad (p. ej., productos farmacéuticos, alimentos y bebidas).

En última instancia, las empresas deben evaluar cuidadosamente sus necesidades y desafíos específicos para determinar si un sistema de inventario perpetuo es la opción correcta. Las dimensiones comerciales, incluida la magnitud, el tipo de mercancía, la tasa de ventas y la complejidad de la red de suministro, deben tenerse en cuenta al evaluar si un sistema de inventario perpetuo es la opción correcta.

Fórmulas clave utilizadas en el inventario perpetuo

En esta sección, analizaremos algunas de las fórmulas clave utilizadas en los sistemas de inventario permanente para ayudar a las empresas a administrar de manera efectiva sus niveles de existencias y tomar decisiones informadas. Estas fórmulas incluyen COGS, cantidad económica de pedido (EOQ), costo promedio ponderado y ganancia bruta.

COGS

COGS es una fórmula crucial para determinar el costo total incurrido por una empresa para producir o comprar bienes que se han vendido durante un período específico. Esto incluye costos directos como materias primas, gastos de mano de obra y gastos generales de fabricación. Calcular COGS ayuda a las empresas a comprender su rentabilidad y tomar mejores decisiones de precios. La fórmula para calcular COGS es:

COGS = Inventario inicial + Compras – Inventario final

EOQ

EOQ es otra fórmula importante que se utiliza en los sistemas de inventario permanente para determinar la cantidad óptima de pedido que minimiza tanto los costos de pedido como los costos de mantenimiento mientras se mantienen niveles de inventario adecuados. Mediante el uso de EOQ, las empresas pueden evitar problemas de exceso o escasez de existencias que pueden conducir a la pérdida de oportunidades de ventas o al aumento de los costos de almacenamiento y mano de obra, respectivamente. La fórmula básica de EOQ es:

EOQ = sqrt ((2 x Demanda x Costo de pedido) / Costo de mantenimiento)

Costo promedio ponderado

El método de costo promedio ponderado (también conocido como costeo promedio) calcula el costo promedio de todos los artículos disponibles para la venta durante un período determinado al considerar tanto el valor inicial del inventario como el costo del inventario de las compras adicionales realizadas durante el período. Este método ayuda a las empresas a asignar los costos de manera uniforme entre todos los artículos, lo que facilita el seguimiento del valor del inventario y el cálculo del COGS. La fórmula para el costo promedio ponderado es:

Costo promedio ponderado = (Valor de inventario inicial + Compras adicionales) / Unidades totales disponibles para la venta

Beneficio bruto

Por último, la ganancia bruta es una métrica financiera clave que mide la diferencia entre los ingresos de una empresa y su COGS. Esta cifra indica cuánto dinero gana una empresa después de contabilizar los costos directos asociados con la producción o compra de bienes vendidos durante un período específico. El beneficio bruto ayuda a las empresas a evaluar su rentabilidad y eficiencia generales en la gestión de los procesos de producción o adquisición. La fórmula para calcular la ganancia bruta es:

Ganancia bruta = Ingresos – COGS

Además de estas fórmulas, hay varias otras fórmulas de cálculo. ulaciones y herramientas utilizadas en los sistemas de inventario perpetuo, como los niveles de existencias de seguridad, la cantidad real del inventario, los puntos de pedido, la previsión de la demanda en el tiempo de entrega, etc., que ayudan a las empresas a optimizar sus prácticas de gestión de inventario.

Métodos de inventario perpetuo FIFO vs. LIFO

Cuando se trata de sistemas de inventario perpetuo, se utilizan dos métodos principales para determinar el COGS y actualizar los registros de inventario: primero en entrar, primero en salir (FIFO) y último en entrar, primero en salir (LIFO). En esta sección, explicaremos y compararemos estos dos enfoques.

Primero en entrar, primero en salir (FIFO)

El Método de primeras entradas, primeras salidas, o FIFO, como se le conoce comúnmente en la industria, supone que los artículos comprados primero en el sistema periódico también se venden primero. Esto significa que cuando ocurre una venta dentro del sistema de la cadena de suministro de su negocio bajo un enfoque de gestión de inventario perpetuo basado en FIFO:

• El artículo más antiguo en stock se elimina de la cuenta de inventario;
• El cálculo COGS incluye el costo asociado con la adquisición de ese artículo específico; y,
• Los artículos más nuevos permanecen en stock hasta que los más antiguos se hayan agotado por completo.

Este método tiende a proporcionar resultados más precisos cuando se trata de productos perecederos o productos con una vida útil corta, ya que deben venderse antes de su fecha de vencimiento.

Último en entrar, primero en salir (LIFO)

A diferencia de la metodología FIFO, Último en entrar primero en salir (LIFO) asume que los artículos agregados más recientemente al inventario de su empresa son los que se venden primero. Las siguientes reglas se aplican bajo este enfoque:

• El artículo más nuevo en stock se elimina de la cuenta de inventario;
• El cálculo COGS incluye el costo asociado con la adquisición de ese artículo específico; y,
• Los artículos más antiguos permanecen en stock hasta que los más nuevos se hayan agotado por completo.

LIFO suele ser utilizado por empresas que se ocupan de productos no perecederos o productos con una larga vida útil. Puede ser ventajoso para las empresas que realizan mayores gastos utilizar LIFO, ya que esto podría permitirles reportar ganancias más bajas y posiblemente reducir sus impuestos.

FIFO vs. LIFO: ¿Qué método es el mejor?

Decidir qué método de inventario utilizar depende de su negocio y las características de su inventario. Aquí hay algunos factores a considerar al elegir entre estos dos métodos:

• Naturaleza de los productos: si se trata de productos perecederos, FIFO podría ser una mejor opción, ya que garantiza que los artículos más antiguos se vendan primero;
• Implicaciones fiscales: las empresas que enfrentan costos crecientes pueden preferir usar LIFO, ya que podría generar ingresos imponibles más bajos debido a cálculos de COGS más altos;
• Condiciones económicas: durante los períodos de inflación, FIFO tiende a producir cifras de ingresos netos más altas, mientras que LIFO genera resultados más conservadores; y,
• Estrategia de crecimiento: las empresas que buscan un crecimiento rápido pueden elegir FIFO porque proporciona un reflejo más preciso de los valores de mercado actuales.

Preguntas frecuentes

A continuación se presentan algunas de las preguntas más frecuentes sobre el uso de un sistema de inventario perpetuo.

¿Un sistema de inventario perpetuo usa FIFO o LIFO?

Un sistema de inventario perpetuo puede utilizar el FIFO (primero en entrar, primero en salir) o LIFO (último en entrar, primero en salir) método. La selección de FIFO o LIFO dependerá de las necesidades y deseos particulares de la empresa. FIFO se usa más comúnmente ya que refleja un flujo natural de bienes en la mayoría de las industrias donde los artículos más antiguos se venden antes que los más nuevos.

¿Cómo se registra un sistema de inventario perpetuo?

Al registrar transacciones en un sistema de inventario perpetuo, las empresas deben actualizar sus registros continuamente cada vez que se agregan o eliminan existencias de sus inventarios. Esto se puede hacer manualmente usando hojas de cálculo; sin embargo, las empresas modernas a menudo optan por soluciones de software especializadas como QuickBooksNetSuite o ComercioGecko.

Pensamientos finales

El uso de sistemas de inventario perpetuo puede ayudarlo a administrar mejor su negocio. Si opta por utilizar este tipo de gestión de inventario, debe comprender los principales beneficios y peligros antes de cambiar sus operaciones. Si desea mejorar sus operaciones logísticas, considere implementar un sistema de inventario perpetuo.