Los beneficios de las plataformas tecnológicas de adquisiciones: una mirada más cercana al retorno de la inversión

Las empresas pueden lograr eficiencias transformadoras y retornos de la inversión con plataformas tecnológicas de adquisiciones. Así es como una empresa logró su transformación digital.

La implementación de plataformas tecnológicas de adquisiciones puede aportar importantes beneficios a las empresas, desde centralizar la gestión de adquisiciones hasta reducir los errores manuales y proporcionar información en tiempo real. Hasta el 70% de digitalización Según Boston Consulting Group, las transformaciones se consideran infructuosas. Pero con planificación estratégica, capacitación integral y las herramientas adecuadas, las empresas pueden lograr eficiencias transformadoras y retornos de la inversión.

Una historia de implementación exitosa

Hace aproximadamente seis años, mi equipo de adquisiciones global reconoció la necesidad de implementar tecnología de adquisiciones para aumentar significativamente la eficiencia de los procesos y el cumplimiento de las políticas. Nuestro equipo propuso el caso al equipo ejecutivo, racionalizando la gran inversión con un argumento convincente.

Antes de implementar Coupa, Jabil no tenía una visión integral de su gasto global. A pesar de las políticas corporativas documentadas, el cumplimiento fue bajo. No teníamos una forma eficaz de comunicar los precios estratégicos, por lo que estábamos dejando dinero sobre la mesa. Utilizamos algunas herramientas de software, pero no estaban integradas ni automatizadas, lo que provocó complicaciones y retrasos en el proceso de pedido.

Esos desafíos son ahora cosa del pasado. Las eficiencias que hemos obtenido en los últimos cuatro años son transformadoras:

Agilización de los procesos de adquisiciones

Gracias al apoyo del equipo ejecutivo, los equipos internos y los socios tecnológicos de apoyo, eliminamos miles de horas de trabajo manual que ahora está automatizado.

Logramos nuestros números a través de atención y acción continua. Poner en funcionamiento Coupa y capacitar al personal fue solo el primer paso. Estábamos decididos a lograr el éxito y a ser ágiles ante cambios o resultados decepcionantes. Por ejemplo, dos años después, teníamos un 20% de compras por catálogo, pero sabíamos que podíamos hacerlo mejor.

Tecnología que multiplica la adopción

Decidimos implementar una tecnología de adopción digital llamada WalkMe, que cambió nuestro curso de compra guiada y al mismo tiempo mejoró la gestión del cambio y la comunicación. WalkMe fue increíblemente útil para las tasas de participación de nuestros equipos, ya que proporciona un «tutor» digital que guía a cada alumno a través del software a medida que completa las tareas.

La incorporación de WalkMe fue crucial para nuestro éxito. Luego seleccionamos catálogos estratégicos en Coupa e impulsamos la visibilidad de los precios, lo que, cuando se combina con nuestras estrategias de compra guiada, aumentó las transacciones a través de catálogos al 42 %.

Los números no mienten

Los catálogos seleccionados le dan a Jabil más control sobre el gasto. Comprar por catálogo reduce los gastos inconformistas, aumenta nuestra eficiencia y ofrece liderazgo en costos. Los beneficios se han sentido en toda la organización.

Las eficiencias de los procesos obtenidas han permitido al equipo de adquisiciones pasar de lo táctico a lo estratégico, desafiando a la organización a impulsar un mayor retorno de la inversión. Ahora se dedica tiempo a analizar datos para identificar mejoras clave que simplemente no serían posibles sin la tecnología.

Con los análisis de Coupa, por ejemplo, creamos paneles de KPI para mostrar la ejecución en el catálogo y profundizar en las transacciones, analizar las tendencias de compra e identificar dónde pueden ser necesarias nuevas estrategias de categorías, gestión de cambios o prácticas de compra guiadas.

Por dónde empezar con las plataformas tecnológicas de adquisiciones

A continuación se recomienda un enfoque de tres fases para integrar la tecnología en los procesos de adquisiciones:

  1. Evaluación estratégica — Haga un análisis honesto de las necesidades y objetivos estratégicos únicos de su empresa. Analice el software disponible y desarrolle una hoja de ruta de tecnología y capacitación que se ajuste a los objetivos de su equipo y de su empresa.
  2. Implementación — No reinventar la rueda. Acuda a consultores que hayan hecho esto antes y benefíciese de lo que han aprendido. Encuentre otras personas que vivan y respiren adquisiciones para apoyar su transformación.
  3. Mejoramiento — Si no estás alcanzando tus objetivos, considera otras medidas para mejorar los resultados. Considere la capacitación basada en valores, los servicios de aumento de personal y la gestión de aplicaciones. Los servicios y software adicionales (como nuestro uso de WalkMe) pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Al realizar esta implementación, nuestro equipo tiene una amplia experiencia en el manejo de implementaciones globales complejas y de gran volumen en algunas de las regiones más desafiantes del mundo. Jabil implementó Coupa en más de 30 países en docenas de idiomas para atender a 48.000 usuarios. Y nos complace informar que llegamos a ese 30 % de empresas que consideran que su transformación técnica es un gran éxito.

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